Le secrétariat est une mission essentielle au sein d’une entreprise de toute taille. Le secrétaire se charge de plusieurs tâches, telles que le standard téléphonique, la prise de rendez-vous, la transcription de compte-rendu, la réalisation et l’organisation de bases de données… Si le secrétariat est essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise, il s’avère particulièrement chronophage. Pour cette raison, de plus en plus de sociétés choisissent de recourir au secrétariat externalisé. Mais en quoi consiste précisément cette solution ? Quels sont ses principaux avantages ? Les éléments de réponses à travers ce billet.

Secrétariat externalisé : en quoi consiste-t-il ?

Aujourd’hui, le concept d’externalisation connaît de plus en plus de notoriété et de succès auprès des entreprises de tous genres en France. Il consiste à confier à des prestataires externes une partie ou la totalité de certaines tâches connexes à l’activité principale de l’entreprise, à l’instar de la permanence téléphonique, la comptabilité, la saisie de données, etc. Le secrétariat externalisé se définit donc par le fait de confier son service de secrétariat à une société externe spécialisée dans le domaine.

Également appelé télésecrétariat, le secrétariat externalisé offre les mêmes services qu’un secrétaire classique, à savoir standard téléphonique, prise de rendez-vous, rédaction de courriers, gestion de bases de données, etc. Le professionnel en télésecrétariat intervient à distance sur le site de la société cliente en veillant à respecter les cahiers de charges et les règles de confidentialités établies entre les deux parties.

Le télésecrétariat, une solution économique

L’un des principaux avantages de recourir au secrétariat externalisé réside dans son coût plus économique. En effet, la plupart des prestataires spécialisés dans le télésecrétariat proposent des contrats simples avec des tarifs abordables et transparents, évitant ainsi les mauvaises surprises. Pour ce faire, l’entreprise cliente peut prévoir facilement le coût de la prestation, lui permettant ainsi de mieux gérer et maîtriser son budget.

Par ailleurs, en comparaison avec la mise en place d’un service interne, le secrétariat externalisé se révèle plus avantageux, surtout en termes de coût. Effectivement, en considérant le salaire du secrétaire, les frais des télécommunications, prix des équipements nécessaires, la formation du personnel, l’espace à allouer… les dépenses peuvent être conséquentes. En optant pour l’externalisation du secrétariat, toutes ces charges sont déjà incluses, à un coût avantageux, dans le tarif de la prestation.

Un traitement professionnel et efficace des tâches

Confier le traitement du secrétariat à un prestataire spécialisé est pour l’entreprise l’assurance de s’appuyer sur une équipe compétente et capable de fournir un service de qualité. Pour la prise en charge des appels, par exemple, les téléopérateurs ou téléopératrices disposent des qualifications requises pour assurer un accueil efficace et personnalisé pour chaque appel.

Pour ce qui est des autres missions de secrétariat, ces professionnels sont formés de manière à réaliser les tâches dans le respect des consignes et des cahiers de charge de la société commanditaire. Par ailleurs, ils bénéficient d’outils technologiques adaptés leur permettant de mener à bien leurs missions. Offrant des solutions sur-mesure à leurs clients, les prestataires en secrétariat externalisé proposent des services flexibles, aussi bien en termes de plages horaires que de prestations.